Интервью по программе «Профилактика избыточных затрат»

Контроль расходования средств актуален как в бизнесе, так и в частной жизни. Реально существуют интересные способы разумной экономии ресурсов. В данной программе мы аккумулируем такие возможности.

Ценность — безопасность бизнеса

Цена — своевременный контроль

Здравствуйте, Екатерина, расскажите, пожалуйста, о себе.

Здравствуйте, меня зовут Екатерина Нудьга, я являюсь основателем и управляющим партнёром компании «Аудит Картель». Компания работает по 4 направлениям: аудиторские услуги, юридические услуги, бухгалтерские услуги и управленческий учёт. Я себя помню с четырёх лет точно, и воспоминания очень яркие: дни рождения, праздники, обычные дни. Мои родители, мама — медицинский работник, папа — инженер, с появлением семьи стали предпринимателями в сфере торговли и услуг. С самого раннего детства я всегда знала, что буду аудитором. Не знаю откуда я взяла это слово, может из космоса. Тогда слово «аудитор» было мало кому известно. Когда меня спрашивали : «Кем ты хочешь стать, когда вырастешь?» Я отвечала: «Аудитором». Все очень удивлялись. Выясняли что это значит, и что буду делать. Не все тогда понимали, что это за профессия. Но мне всегда было понятно, что это человек, который проверяет отчётность у организаций после того, как отчётность составлена. Мне нравится наводить порядок в делах. Далее так получилось, что, когда я закончила ВУЗ, поработала немного в компании бухгалтером, главным бухгалтером, поняла, что больших денег наверное не заработать, работая по найму, то решила открывать свою компанию. Родители меня поддержали. Потом я встретила своего партнёра, он тоже меня поддержал, в частности, предоставил офис для начала работы. Одна из моих подруг искала работу бухгалтера и приняла моё предложение о работе. То есть у меня к тому моменту была компания, партнёр, офис и сотрудник. Только не было клиентов… Мы решили обзванивать компании, просто совершать, так называемые «холодные» звонки. И, представляете, первый же звонок был успешным. Это оказалась крупная юридическая компания у которой главный бухгалтер, внезапно, не вышел на работу. Мы забрали у них дела, работы было много по нескольким юридическим лицам. Чек у них был очень большой. Так что с первого клиента мы получили очень хороший контракт. То есть судьба сложилась таким образом, чтобы я занималась тем, чем хотела с детства и чем теперь продолжаю управлять, уже 15 лет. Клиенты приходят, в основном, по рекомендации. Мы выросли, входим в топ 30 по версии компании RX. Уже более 55 сотрудников сейчас работает. Мы делали большие разные крупные проекты. В частности, юристы у нас работают по всем направлениям ГК, кроме семейного права. Мы работаем с юридическими лицами в сегменте В2В, как с крупными, так и с маленькими компаниями. У нас есть клиенты из всех сфер бизнеса, даже была на обслуживании церковь. Существенная часть компаний с которыми мы работаем связана со строительством, коммерческой недвижимостью, инвестициями.

Как Вы сформулировали миссию своей компании?

Главную миссию мы определяем, как безопасность бизнеса в широком смысле этого понятия. Имеется в виду, как внешняя безопасность, так и внутренняя. Например, в компании может появиться сотрудник, который подаст в суд, или передаст сторонним организациям какую-то технологию, или чрезмерно завяжет на себя зону влияния. Внешняя безопасность, например, налоговая, вот сейчас меняется налоговое законодательство, очень много работы связано с этим. Безопасность со стороны внимания других контролирующих органов или конкурентов. Комплексный аудит позволяет компаниям находиться в безопасности. В процессе аудита мы фиксируем все возможные риски. То есть компания получает возможность провести профилактику проявления этих проблем. Таким образом — профилактику избыточных затрат на суды, штрафы, простои. Мы начинаем с анализа учредительных документов.

Екатерина, какую стратегию развития Аудит Картель Вы используете для того, чтобы расти и развиваться в течение долгого времени?

В первую очередь, это долгосрочные отношения с клиентами и матрица продуктов. Например, клиент получает у нас бухгалтерские услуги и в процессе этой работы мы видим, что у него договора с его клиентами составлены таким образом, что контрагент может найти какую-то лазейку, чтобы избежать выполнения обязательств. Мы привлекаем наших юристов, они дают рекомендации. Клиент видит, что им занимаются, приобретает у нас и юридические услуги.

Как Вы для себя определяете понятие «Профилактика избыточных затрат» для крупного бизнеса, для малого и среднего бизнеса, для частных лиц?

В моём понимании, это в первую очередь аутсорсинг. Например, штатный бухгалтер получает деньги за часы проведённые в компании, а бухгалтер на аутсорсинге — за конечный результат. Экономия при аутсорсинге идёт не только за счёт фонда заработной платы, а также, за счёт больничных, отпусков, пособий, аренды офисных площадей и т. д.

Кроме того, при аутсорсинге клиент получает не одного специалиста, а несколько. На случай, если основной специалист уйдёт на больничный, в отпуск, в декрет, все его дела принимает другой специалист аутсорсинговой компаний, так, что клиент даже не заметит перемен. Здесь профилактика избыточных затрат заключается в профилактике убытков из-за вынужденных простоев.

Следующий момент — это покрытие всех направлений, например, при юридических услугах. Обычно, один юрист является специалистом по какому-то одному направлению. У нас работают юристы по разным направлениям и в течение 15 минут клиент получает в чате консультацию по любому вопросу. Здесь экономия времени и на поиске нужного специалиста. Когда, например, в сфере малого среднего бизнеса, предприниматель тратит время на поиск персонала, он не использует это время на увеличение прибыли.

Здесь важную роль играют доверительные отношения. Аутсорсинговая компания настроена на долгосрочные отношения с клиентами, поэтому, она закрывает потребности партнёра максимально быстро и эффективно, без лишних опций.

Кроме того, например, при проведении бухгалтерских услуг, наш специалист грамотно выстраивает процессы со всеми подразделениями компании-клиента-партнёра, связанными с исполнением договоров корпоративного клиента.

Важную роль в аутсорсинге играет надзорная, контролирующая функция. Собственник компании-клиента, открыв бухгалтерскую программу не сможет точно оценить правильность составления бухгалтерской документации, или проверить компетентность штатного юриста. У нас всегда есть руководитель направления, который проверяет отчёты перед сдачей клиенту.

Существенная профилактика избыточных затрат при аутсорсинге происходит за счёт налогов. За штатных сотрудников собственник платит 43% налогов на заработную плату. В аутсорсинге, этих налогов нет.

Также серверное и программное обеспечение. Отдельная программа 1С требует постоянной оплаты от 15000 рублей в месяц.

Требования повышения квалификации сотрудников при изменении законодательства могут составить 8300 рублей на одного штатного сотрудника в месяц. По завершении обучения необходимо проверить результат, насколько сотрудник реально освоил новый материал, то есть затратить время департамента персонала. При аутсорсинге эти затраты сокращаются. Так как аутсорсинговая компания работает на результат и прямо заинтересована в развитии бизнеса компании-клиента, то она берётся за решение любой сервисной задачи в рамках свое компетенции, например, провести установку кассового аппарата или добавление электронной кассы на сайт. Для штатного сотрудника, дополнительные задачи часто вызывают сопротивление, он настроен действовать в рамках должностной инструкции.

Например, у нас есть компания — клиент в которой работает более 1000 сотрудников, мы ведём у них кадровый учёт. У них есть свой департамент персонала, наши функции разделены. Когда ответственный сотрудник со стороны клиента внезапно не вышел на работу, мы смогли взять на себя его функционал.

Екатерина, как Вы поступаете с позиции профилактики избыточных затрат клиента в ситуациях, когда видите, что стратегия ведения бизнеса клиента для его контрагентов создаёт определённые риски?

Естественно, мы всегда на стороне клиента. В нашу задачу входит объяснить собственнику компании клиента все возможные риски, продемонстрировать пути, как его компания может зарабатывать исключительно законным путём. Для нас наибольшую ценность имеет репутация. Данную ценность мы также транслируем и клиентам. Если стратегия или тактика работы клиента может навредить его партнёрам, это может навредить репутации клиента. Поэтому, мы в работе учитываем данные риски. Преодоление таких рисков, это не только, профилактика избыточных затрат на выплаты штрафов, но и профилактика повышенного внимания со стороны фискальных органов. Разовое нарушение законодательства может повлечь за собой, так называемые, веерные проверки всех бизнес-процессов и подразделений.

У нас никогда не было клиентов, использующих противозаконные схемы ведения бизнеса. Если бы такая компания к нам обратилась и отказалась перейти на сторону закона, мы бы не стали с ней работать. Репутация дороже.

В тоже время, мы помогли многим компаниям преодолеть сложные ситуации, с их контрагентами, которые произошли не из-за умысла, а в силу обстоятельств. Например, у нас была производственная компания, которая в результате дефолта стала должником нескольким тысячам физических лиц.

Собственнику угрожали и эмоционально, и физической расправой, однако он не избегал решения проблем, это заняло время, ситуация с нашей помощью пришла к удовлетворению интересов сторон.

Екатерина, расскажите, пожалуйста, о кадровой политике Аудит Картель.

Большая часть сотрудников у нас работает по трудовому договору, и только несколько — по договору услуг, так как у них есть основная работа в других местах. Политика направлена, в первую очередь, на привлечение качественных специалистов. Большое внимание мы уделяем адаптации персонала. Очень важно, чтобы тот качественный специалист, которого мы привлекли, комфортно себя чувствовал и встроился в корпоративную культуру и бизнес-процессы Аудит Картель. У нас есть наставники, регламенты, инструкции, чётко прописан процесс ввода в должность и ход процесса адаптации. Это тоже профилактика избыточных затрат, например, на замену сотрудника.

Екатерина, а какие инструменты Вы рекомендуете применять для профилактики избыточных затрат из-за утечки конфиденциальной информации?

Это очень зависит от конкретного бизнеса, в каждом отдельном случае надо понимать что входит, а что не входит в коммерческую тайну. Положение о коммерческой тайне надо разрабатывать под каждую компанию. Например, некоторые компании пишут, что нашей коммерческой тайной является наименование клиентов, а некоторые, у себя на сайте выкладывают информацию на странице «Наши клиенты». Некоторые параметры по федеральному закону не могут являться коммерческой тайной, в остальном регламент о коммерческой тайне разрабатывается под цели и задачи клиента.

Как обеспечить профилактику избыточных затрат, связанных с авторским правом на разработку новых интеллектуальных продуктов?

Если компания — клиент входит в реестр производителей интеллектуального продукта, например, компьютерных игр, то политику работы с привлечёнными авторами и внутренними сотрудниками надо разрабатывать заранее, до заключения договоров. Например, в договоре прописывается отчуждение авторства в пользу компании, автор включается в штат компании. Это важно для получения патента на продукт.

Бывают ситуации, когда все регламенты идеально прописаны, сотрудники к ним адаптированы, но с течением времени, регламенты соблюдаются хуже, что приводит к убыткам. Как провести профилактику избыточных затрат в таких случаях?

Память людей избирательна. Существенные моменты бизнес-процессов могут ускользать из актуального режима памяти, если эти моменты встречаются редко. Поэтому, регулярно, приблизительно 1 раз в полгода необходимо проводить аттестацию персонала на знание регламентов. В частности, должностных инструкций.

Сейчас идут масштабные процессы цифровизации бизнеса, на рынке много новых программных продуктов. Каковы на Ваш взгляд критерии выбора правильных программных продуктов с позиции профилактики избыточных затрат?

Необходимо провести анализ рынка по ряду критериев, а не только, исходя из цены. В первую очередь фильтр отбора формируется, исходя из задач. Например, важно понять как актуальный продукт будет совместим с продуктами, которые только разрабатываются на перспективу. Задача аналитика уметь сравнивать цифровые продукты и по их внутреннему содержанию.

Екатерина, благодарим Вас за экспертизу. Для данной рубрики мы приглашаем собственников бизнеса. Можем ли что-нибудь предложить для них от Вас, чтобы заинтересовать в услугах Аудит Картель.

Да. Я предлагаю компаниям, которые сотрудничают с изданием «Ценности и цены», бесплатную консультацию, разбор ситуации с рекомендациями на что обратить особое внимание.